Akty prawne

Ogłoszono przez Aneta Zakrzewska

Zarządzenie Nr 12/2018 Burmistrza Reszla z dnia 26 stycznia 2018 roku w sprawie: organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej  w Urzędzie Gminy w Reszlu i gminnych jednostkach  organizacyjnych

Numer aktu: 12/2018

Rodzaj aktu: Zarządzenia Burmistrza

Data podjęcia:

Data wejścia w życie:

Status: Obowiązujący

Informacje dodatkowe:

Zarządzenie Nr 12/2018
Burmistrza Reszla
z dnia 26 stycznia 2018 roku

w sprawie:  organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej  w Urzędzie Gminy w Reszlu i gminnych jednostkach  organizacyjnych

Na podstawie art. 69 ust 1 pkt. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U z 2017 r., poz.2077 z późn. zm.) oraz art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 o samorządzie gminnym (Dz. U z 2017 r., poz. 1875 z późn. zm.) 

zarządza się, co następuje:

§ 1. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:

1) dziale – oznacza to wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Urzędu Gminy w Reszlu działy:

a) Administracyjno-Prawny,
b) Budżetowo-Finansowy,
c) Techniczno-Budowlany,

2) komórce organizacyjnej – oznacza to wyodrębnione w strukturze organizacyjne Urzędu Gminy w Reszlu komórki organizacyjne równorzędne działom, tj.:

a) Urząd Stanu Cywilnego,
b) Straż Miejska,

3) samodzielne stanowiska – oznacza to wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Urzędu Gminy w Reszlu  jednoosobowe stanowiska pracy, tj.

a) Skarbnik Gminy,
b) Sekretarz Gminy,
c) promocja gminy,
d) zarządzanie kryzysowe,
e) oświata i sport

4) gminnej jednostce organizacyjnej – oznacza to następujące jednostki:

a) Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Reszlu,
b) Szkołę Podstawową Nr 3 im. Marii Dąbrowskiej w Reszlu.

§ 2. Celem działalności kontrolnej jest wykrywanie nieprawidłowości w funkcjonowaniu jednostki na każdym odcinku jej działania, ujawnienie przyczyn i źródeł ich powstania, podniesienie sprawności działania jednostki, oraz wskazanie sposobu wyeliminowania w przyszłości przyczyn i źródeł ich powstania.

§ 3. Kontrola zarządcza  to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 

§ 4. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
2) skuteczności i efektywności działania,
3) wiarygodności sprawozdań,
4) ochrony zasobów ( m.in. pracowników, mienia, infrastruktury),
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji,
7) zarządzania ryzykiem.

§ 5. Praktyczna realizacja podstawowych celów kontroli zarządczej ma dostarczyć Burmistrzowi Reszla informacji niezbędnych dla usprawnienia funkcjonowania działalności jednostki i racjonalnego gospodarowania jej majątkiem.

§ 6. Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Reszel  opracowano w kierując się  m.in. standardami kontroli zarządczej, zawartymi w  komunikacie nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych , opublikowanego w Dz. Urz. Min. Fin. z dnia 30 grudnia 2009 r.

§ 7. Czynności kontrolne, prowadzone w procesie kontroli zarządczej  powinny odbywać się według kryteriów:

1) legalności postępowania - stanowiącej, że sama kontrola, jak i zakres przedmiotowy i podmiotowy muszą być umocowane w przepisach prawa, a odnośnie kontroli zarządczej – dodatkowo w przepisach wewnętrznych jednostki,
2) rzetelności – zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym,
3) gospodarności – stanowiącej ocenę kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych pod kątem racjonalności, efektywności i celowości,
4) celowości – sprawdzenia, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym,

§ 8. Etapy postępowania kontrolnego powinny obejmować:

1) porównanie stanu faktycznego z założeniami oraz ze stanem określonym w normach prawnych i technicznych, 
2) ustalenie nieprawidłowości,
3) ustalenie przyczyn nieprawidłowości,
4) sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych zmierzających do likwidacji nieprawidłowości, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów
5) omówienia wyników kontroli z dyrektorem kontrolowanej jednostki,
6) analizowanie informacji zarządczych w występujących zagrożeniach, w osiągnięciu celów i inicjowanie działań korekcyjnych, korygujących, naprawczych.

§ 9. System kontroli zarządczej obejmuje zbiór elementów  i czynności kontrolnych, takich jak: 

1) samokontrolę  - polegającą na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki z posiadanego zakresu czynności służbowych z uwzględnieniem postanowień niniejszego zarządzenia. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Urzędzie Gminy w Reszlu i jednostkach organizacyjnych Gminy bez względu na stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.
2) kontrolę funkcjonalną - sprawowaną przez Burmistrza Reszla, Zastępcę Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika, kierowników jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych a także  pracowników na samodzielnych stanowiskach - oznaczającą bieżące podejmowanie decyzji i działań zapewniających realizację celów i zadań, w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy,
3) kontrolę instytucjonalną - rozumianą jako prowadzenie czynności kontrolnych zmierzających do osiągnięcia założonych celów i zadań, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym przepisami prawa oraz ocena wykonania zadań pod względem efektywności, oszczędności i terminowości. Kontrole instytucjonalną wewnętrzną w komórkach organizacyjnych Urzędu Gminy w Reszlu i jednostkach organizacyjnych prowadzą pracownicy Urzędu Gminy w Reszlu na podstawie odrębnych upoważnień. Kontrolę instytucjonalną zewnętrzną prowadzą uprawnione instytucje  na podstawie odrębnych przepisów prawa ( np. NIK, RIO, Wojewoda itp.).

§ 10. Dokumentację systemu kontroli zarządczej  w Urzędzie Gminy w Reszlu stanowi zbiór procedur wewnętrznych, regulaminów, instrukcji i in. aktów prawa wewnętrznego, wydanych przez Burmistrza Reszla, przywołanych w załączniku Nr 1 do niniejszego zarządzenia, a w jednostkach organizacyjnych Gminy – przez kierowników tych jednostek.

§ 11. Koordynację kontroli zarządczej prowadzi Sekretarz Gminy, który w imieniu Burmistrza Reszla  sprawuje bezpośredni nadzór nad systemem kontroli zarządczej  w Urzędzie Gminy w Reszlu i gminnych jednostkach organizacyjnych.

§ 12. Zadaniem Koordynatora kontroli zarządczej jest analiza informacji zarządczych pochodzących z różnych źródeł ( kontrole wewnętrzne, kontrole zewnętrzne, analizy, sprawozdania itp.) o występujących zagrożeniach związanych z osiąganiem planowanych celów i realizacją zadań.

§ 13. Kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy oraz kierownicy komórek organizacyjnych i samodzielne stanowiska pracy w Urzędzie Gminy sporządzają raz w roku, w terminie do dnia 15 marca samoocenę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej .

§ 14. Informację (oświadczenie)  o stanie kontroli zarządczej wg stanu  na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego w terminie do dnia 31 marca  każdego roku przedkładają Koordynatorowi

1) kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy – w zakresie kierowanej przez siebie jednostki
2) kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Gminy i samodzielne stanowiska pracy w Urzędzie Gminy – w zakresie realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy w odniesieniu do wszystkich procesów realizowanych w jednostce.
Informację ( oświadczenie) o stanie kontroli zarządczej sporządza się na podstawie wyników samooceny, o której mowa w § 12 niniejszego zarządzenia.
Koordynator przedkłada  Burmistrzowi Reszla sprawozdanie zbiorcze o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok  w terminie do dnia 30 kwietnia każdego roku.

§ 15. 1. Szczegółowy opis standardów i obszarów objętych informacją, o której mowa w § 9,  a także wskazanie procedur obowiązujących w tym zakresie w Urzędzie Gminy w Reszlu, stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Misja Urzędu Gminy w Reszlu określona została w załączniku Nr 2 do niniejszego zarządzenia
3. Kodeks etyki pracownika samorządowego stanowi załącznik Nr 3 do niniejszego zarządzenia.
3. Kryteria oceny systemu kontroli zarządczej stanowią załącznik Nr 4 do niniejszego zarządzenia.
4. Opis kryteriów systemu kontroli zarządczej stanowi załącznik Nr 5 do niniejszego zarządzenia.
5. Wzór formularza samooceny, o której mowa w §13  stanowi załącznik Nr 6 do niniejszego zarządzenia.
6. Wzór  informacji, o której mowa w §14 stanowi załącznik Nr 7 do niniejszego zarządzenia.
7. Plan szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych opracowuje się na formularzu, którego wzór stanowi załącznik Nr 8 do niniejszego zarządzenia
8. Pracownicy, po odbytym szkoleniu wypełniają ankietę wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 9 do niniejszego zarządzenia.
9. Wzór ankiety badania satysfakcji klienta z jakości usług świadczonych w Urzędzie Gminy w Reszlu, stanowi załącznik Nr 10 do niniejszego zarządzenia.

§ 16. Tracą moc:

1) zarządzenie Nr 151/2011 Burmistrza Reszla z dnia 30 grudnia 2011 roku w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Reszlu i gminnych jednostkach organizacyjnych,
2) zarządzenie Nr 8/2013 Burmistrza Reszla z dnia 01 lutego 2013 roku w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 151/2011 w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Reszlu i gminnych jednostkach organizacyjnych,
3) zarządzenie Nr 36/2014  Burmistrza Reszla z dnia 04 kwietnia 2014 roku w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 151/2011 w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Reszlu i gminnych jednostkach organizacyjnych,

§ 17. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.


 

Załączniki: